SharePoint: Alerts für Volltext-Suchresultate aktivieren

SharePoint 2010 bietet ja die Möglichkeit auf Listen Alerts einzurichten. Wenn Elemente geändert oder hinzugefügt werden, kann man sich so über Email oder auch SMS benachrichtigen lassen. Sehr praktisch wenn man etwas beobachten möchte, aber nicht die ganze Zeit manuell sich durch Listen wühlen möchte.

Solche Alerts kann man praktischerweise aber auch in der SharePoint-Suche aktivieren. So kann man sich benachrichtigen lassen, wenn die Volltextsuche zu einem bestimmten Suchbegriff ein neues oder geändertes Element findet.

SharePoint Search Alerts anlegen
SharePoint Search Alerts anlegen

Die Möglichkeit solche Alerts in der Volltext-Suche zu verwenden ist jedoch in der Grundeinstellung deaktiviert. Der Link dazu ist zwar vorhanden, doch möchte man einen neuen Alert hinzufügen, erscheint folgende Fehlermeldung:

Search alerts have been turned off for this Search Application. For assistance, contact your server administrator.

Über die „Central Administration“ von SharePoint kann dies einfach aktiviert werden:

  • In der „SharePoint 2010 Central Administration“ auf „Manage service applications“ gehen (in der Sektion „Application Management“)
  • In der Liste die „Search Service Application“ finden und den Link zum Öffnen anklicken
  • In der obersten Rubrik „System Status“ befindet sich ziemlich zu unter der Eintrag „Search alert status“
  • Bei „Search alert status“ auf der rechten Seite auf „Enable“ klicken um Alerts zu aktivieren
Alerts für Suchresultate in der Search Service Administration aktivieren
Alerts für Suchresultate in der Search Service Administration aktivieren

Grosse Nachteile, bei aktivierter Einstellung, sind mir nicht bekannt, aber ich vermute dass bei einigen 10’000 Alerts die Performance etwas leiden könnte, vermutlich in den meisten Szenarien vernachlässigbar. Die MSDN zu Thema Alerts für die Suche erwähnt jedenfalls nichts dazu.